[手帳] アクションプランナー【2012年版】

  •   「3つの仕事に3人の子育て。それなのに『ダブルブッキング皆無! やり直しゼロ!』」

    ご自分のアクションプランナーと、

    活用中の高城さん。

    ■ 高城 礼子 さん/東京都

    アクションプランナーは私の名マネージャーです!

     フレンチレストランのマダム、司会&ボーカリスト、3人娘の子育てに主婦業。何足もの草鞋を履いて日々駆けずり回っている私の手帳「アクションプランナー」には、"本番""打合せ""ご予約ゲスト名"、そして"学校PTA行事"から"シャンプー補充"に至るまで多岐にわたった内容が記されています。 でも、それらをすべて"一つの時間軸"にはめ込んでいく事でダブルブッキング皆無! やり残しゼロ! おまけに目で見て捉えられるようになった隙間時間を有効利用! 以前にくらべ、ゴルフや映画観賞が容易に可能となり、自分でも驚いています。
    読書も楽しみ、ブログも365日更新続行中。周囲からは一体どうしてそんなにできるの? と聞かれますが、手帳に落とし込んでいく作業が、確実に可能性を高めてくれるのを実感しています。
    気が付けば、隔月でリフレッシュ小旅行、さらに究極は、毎月いくつも本番を抱えているにもかかわらず、今年、双子の秋休みに合わせたパリへの母娘旅行が叶ってしまいました!
    手帳「アクションプランナー」は私の名マネージャーです!

    アクションプランナーとシャーペン付4色ボールペンが、私のポイント!

     家族5人分の予定を把握せねばならない私が、アクションプランナーと共に愛用しているのが、シャーペン付4色ボールペン。店関連や夫の予定は黒、3人娘は青、司会と緊急&最重要項目は赤、そして美容院や友人とのランチ等、自分へのご褒美タイムは緑、といった具合で一目瞭然。さらに「この頃、緑が少ないかな」と思えばリフレッシュを図る。いわば心身共にバランスを保つバロメーターにもなっています。
    TO DOリスト (やることリスト) はブロックされていない隙間時間に、必ずその日の動線をイメージしながら埋めていきます。
    1)仕事帰りの買い物や手紙投函など、細かい事もスムーズにできて、2)やむを得ずできなかった事は、さほど重要ではなかった証! と受け止め、翌日に書き直す(ストレスフリー)。3)時間的にかなり先だったり、確定していない事柄は、シャーペンで落とし込んでおけば、思い煩う事もなく目の前の事に集中できる。
    特に、3)が好循環を生み出し、その結果、まとまった余暇が自然と手に入るようになりました。


    びっりと書き込まれていても、4色ボールペンを使いこなし、スケジュールが一目瞭然の高城さんの手帳。

  •   「ワークライフ・バランスを上手に管理」

    アクションプランナーを持つK.C.さん。

    家族のスケジュールも書き込み、工夫して活用しているK.C.さんの手帳。

    ■ K.C. さん/東京都

    家族旅行まで可能に!

     パートナーとの休日が2日連続で重なることは、月に1回程度。2日間のうちのどちらか1日は、子ども2人を含めた家族4人で楽しく過ごしたいと思い、「行きたいね」と話題になった場所(水族館やテーマパーク等)は行く日を決めて、「アクションプランナー」に書き込み、日帰りの外出を月1回、そして一泊の国内旅行を年2回ほど楽しんでいます!
    平日は、子どもと一緒に夕食、就寝できる時間に退勤することを目的に、退勤したい時刻以降の欄にはあらかじめ斜線を入れています。
    職場にいる時間内で仕事が終わらないことはありますが、自分の裁量で進められる仕事については、職場でしかできないものと、自宅でもできるものに振り分けて、やる時間を決めて手帳に書き込むことで、無理なく進められることが増えました。
    手帳「アクションプランナー」に出会ったことで、家族での外出や子どもと一緒に食事をするなど、小さなことですが、今の私にとっては何よりも大切にしたいことが継続できるようになり、日々の暮らしの満足度がとても高くなりました。

    家族のスケジュールも「一元管理」

      私のアクションプランナーの使い方は、
    1)家族の動きも、一元管理します。
    ◎不規則勤務のパートナーの勤務日は、日付の横に印(●)をつけています。私が、保育園や習い事の送迎や行事に参加できないときに、パートナーが行えるかどうか、人への依頼が必要かをすぐに分かるようにするためです。
    ◎子どもの習い事や行事は、自分が行く行かないにかかわらず、記入しています。連れて行く人や参加する人が決まったら、書き込んでいます。
    2)夜は子どもと一緒に過ごしたいので、可能な限り予定を入れないように、あらかじめ斜線を入れています。
    3)予定を変更したことが分かるように、変更前の予定は線で消しますが、残しています。
    4)朝7時より前の日にち記載の空欄には、時間帯は決まっていないけれど、その日に必ず入る予定を記入しています。

  •   「時間だけでなく心にもゆとり!」

    ご自分のアクションプランナーと、

    ■ 辻出倫子 さん/東京都

    時間がこんなにあったのだ!

     以前は1ヶ月がボックス型で表示されている手帳を使用していましたが、時間の量が見えにくく、時間管理にいきづまっていました。
    手帳「アクションプランナー」を使い始めて驚いたのは、まず時間がこんなにあったのだ! ということに気づいたことです。日曜に勉強会などの予定が入ると、丸一日その予定で埋まってしまう錯覚をしていたのですが、実は、一日のたった4時間だけの拘束。午前にも夕方以降にもたっぷりと時間があることに気づいたのです。
    また、書き込むスペースが時間軸なので、今まで毎日メモ用紙に書いていたTO DOリスト(やることリスト)に時間を割り当てることで、今やるべきことが瞬時にわかり、集中力がつきました。佐々木さんにならって、チェックボックスを書き込んでいるので、終わったあとの完了チェック「レ」が気持ちよくて病み付きです! 焦って追われるだけの時間から解放されて、時間だけでなく心にもゆとりができました。

    日時を決めておくとちゃんと片付く

     薬局で働いていますので、突然いらっしゃるお客様に対応しなければなりません。営業時間中は、大まかにTO DOリスト(やることリスト)の時間配分をして「アクションプランナー」に書いています。何時何分にこれを必ずやる! というのが難しいため、接客以外の空いた時間10分以内に片付く作業や、30分以内に処理する仕事をいくつか盛り込み、その日の予約状況に応じて優先順に組み込んでいます。また、仕事のメニューには必ずチェックボックスを書き入れます。
    以前と一番違うのは、仕事中に気づいた事、新しくやるべき仕事はその場で忘れないように期限に余裕を持たせて、予定に組み込むようになったことでしょうか。TO DOリスト (やることリスト) が、ただただ増えていく一方だったのが、日時を決めて予定しておくと、ちゃんと片付くんですよね。
    その他、手帳「アクションプランナー」では仕事とプライベートは分けず、上部の空欄にその時の体調まで書き込んで、振り返ることもしています。
    08年は本革のオレンジにしました。手触りが柔らかくて、手帳を開くのが楽しみです。


    たくさん書き込まれたTO DOリストに完了「レ」チェックが並んでいます。

  •   「安心と余裕の毎日に」「時間管理の強い味方」「自分の時間が増えます」

    今回お話を伺った、(左から)新井さん、林さん、後藤さん。

    講座の様子。

    実際にアクションプランナーをつかって解説します。


    「安心と余裕の毎日に」

    ■ 浦和レッドダイヤモンズ 広報部 新井 尚子 さん
    10月28日、佐々木さんの研修「時間管理術」を受講し、すぐ実践しています。プライベートの時間を確保して、逆算し、計画をてたてています。目からウロコのお話でした。
    大事な時間を先に確保して、メリハリをつけて、仕事ができるんじゃないかなぁと思っています。仕事では、時間を縦に見ることで、24時間を面でとらえることができます。これによって、始まりと終わりの、時間全体が見え、安心と余裕ができました。
    これまでできなかった、チェックボックスも書けるようになりました。また、一目で空いている時間がわかるので、他の仕事や用事を入れられるようになりました。


    「時間管理の強い味方」

    ■ 株式会社岐阜フットボールクラブ 広報課長 林 幹広 さん
    書籍「佐々木かをリの手帳術」を読んでいたので、楽しみにしていました。
    名古屋グランパスで7年間仕事をした後、もっと広い視野で仕事をしたくて、地元のFC岐阜に転職をしました。現在は、広報以外でも、営業、スポンサーセールス、チーム運営、HP運営と管理など、いくつも仕事を担当しています。それに加え、今年から専門学校や大学の非常勤講師も務めることになり、時間管理がとても重要になりました。
    アクションプランナーを使うことで、時間のメリハリやスケジュールが見えやすくなり、時間が上手く使えるようになった気がします。今後は、自分なりに上手く時間を管理していきたいと思います。


    「自分の時間が増えます」

    ■ 社団法人 日本プロサッカーリーグ リーグプロデュースグループ 後藤 陽代 さん
    日頃、時間が足りないと思うことがありますが、佐々木さんの「時間管理術」を聴講し、「アクションプランナー」を使い、自分の行動計画を管理しなおすことで、時間のムダ・ムラがなくなり、少しは時間に余裕がでてくるのではないかと、思っています。
    今までは終わりの時間まで記入をしていないので、終わりの時間を定めることによって、目標を立てて仕事ができると思います。また、残業もなくなり自分の時間が増えるかもしれませんね。視覚的にもわかりやすいよう、チェックボックス法も取り入れ、自分なりの工夫で楽しく使っていきたいと思います。